El software puede respaldar eficazmente las pistas de auditoría, la gestión de usuarios y los registros electrónicos de lote. Sin embargo, no crea automáticamente conformidad con las GMP, la FDA o el 21 CFR Part 11. Lo decisivo es un diseño de sistema basado en el riesgo, funciones validadas, flujos de trabajo claramente regulados, usuarios formados, así como la comprobación periódica de los datos realmente generados.

Una pista de auditoría es un registro seguro, generado por ordenador y con marca de tiempo, con el que puede reconstruirse la creación, modificación o eliminación de un registro electrónico. Debe hacer trazable quién cambió qué, cuándo y, en la medida necesaria, por qué. Por ello, las funciones importantes son el registro automático de cambios críticos en los datos, la asignación inequívoca de usuario, las marcas de tiempo, la visualización de los valores antiguos y nuevos, así como la justificación de los cambios en datos críticos definidos. La FDA considera las pistas de auditoría como parte del registro correspondiente y recomienda revisar las pistas de auditoría relativas a cambios en datos críticos junto con el registro antes de su liberación definitiva.

Una pista de auditoría no tiene por qué registrar necesariamente cada acción de usuario técnicamente posible con el mismo nivel de detalle. El alcance debería orientarse a la criticidad de los datos, la seguridad del paciente, la calidad del producto y el riesgo de manipulación. Son típicamente críticos los cambios en formulaciones, valores teóricos, datos de lote, resultados de comprobación, derechos de usuario, liberaciones y ajustes de alarma. Una pista de auditoría muy extensa pero que no pueda comprobarse de forma razonable puede dificultar la revisión de datos en lugar de mejorarla. Por ello son importantes las funciones de filtrado, búsqueda y revisión con las que el aseguramiento de calidad y las áreas técnicas puedan evaluar de forma específica los cambios, excepciones y desviaciones relevantes.

Una justificación de cambio, a menudo denominada reason for change, puede ser conveniente o necesaria en cambios críticos. El software debería vincular la justificación con el cambio y almacenarla de forma permanente en la pista de auditoría. No basta con permitir textos libres arbitrarios. Son adecuadas las categorías estructuradas, los campos obligatorios y, en su caso, liberaciones adicionales, para que los cambios sigan siendo trazables, evaluables y analizables.

La expresión «a prueba de manipulaciones» no debería equipararse a una técnica determinada, como una función hash. Las comprobaciones de integridad basadas en hash pueden hacer reconocibles las manipulaciones, pero no sustituyen una arquitectura de sistema segura. Lo decisivo es una combinación de control de acceso, roles de administrador separados, cambios controlados, copias de seguridad protegidas, registro, conservación adecuada, comprobación periódica y una recuperación trazable. Un almacenamiento de tipo write-once-read-many, en el que los datos ya no pueden modificarse después de escribirse, puede ser útil en determinados conceptos de archivo, pero no es un requisito general para una pista de auditoría.

Una base temporal unificada es importante para que los eventos procedentes de controles, equipos de laboratorio, sistemas de ejecución de fabricación y otras aplicaciones puedan evaluarse correctamente en su secuencia temporal. Sistema de ejecución de fabricación, o MES, designa un software para el control operativo de la producción, el registro de datos y la documentación de lotes. La sincronización horaria puede realizarse, por ejemplo, mediante el protocolo de tiempo de red, o NTP. Debe supervisarse; una configuración técnica única no es suficiente si los relojes se desvían o los sistemas quedan temporalmente desconectados.

La gestión de usuarios debería implementar cuentas de usuario inequívocas, derechos basados en roles y el principio del privilegio mínimo. El control de acceso basado en roles suele abreviarse como RBAC. Significa que los permisos se asignan a un rol, como operador, técnico de mantenimiento, aseguramiento de calidad o administrador, en lugar de otorgar a cada usuario numerosos derechos individuales. El principio del privilegio mínimo significa que una persona solo recibe los derechos que necesita para su tarea. Las cuentas de usuario compartidas no son adecuadas para actividades relevantes en materia de GMP, porque impiden la asignación inequívoca de las acciones.

Una conexión a servicios de identidad centrales, como Active Directory, el protocolo ligero de acceso a directorios, o LDAP, o el inicio de sesión único, o SSO, puede simplificar la gestión de usuarios. El inicio de sesión único permite acceder a varias aplicaciones con una identidad gestionada de forma centralizada. Sin embargo, esta integración no debe hacer que los derechos de usuario en aplicaciones relevantes para las GMP se hereden sin control o se revoquen demasiado tarde. El explotador necesita procesos para la creación, modificación, revisión periódica y desactivación de las cuentas de usuario.

La autenticación multifactor, o MFA, combina al menos dos factores de verificación independientes entre sí, por ejemplo una contraseña y un código basado en tiempo o una tarjeta inteligente. Resulta especialmente útil en accesos remotos, actividades administrativas y liberaciones críticas. Su implementación debe adaptarse a la operativa: un procedimiento técnicamente engorroso en la planta puede provocar elusiones no deseadas. Por ello también son importantes los límites de tiempo seguros de sesión, los bloqueos tras intentos fallidos y una recuperación controlada del acceso.

Las firmas electrónicas deben estar asignadas inequívocamente a una persona y documentar el momento y el significado de la firma, por ejemplo comprobación, aprobación o liberación. No deberían basarse en una sesión permanentemente abierta o en un terminal compartido sin una nueva confirmación de usuario. En pasos críticos puede ser conveniente una nueva autenticación o un principio de doble verificación. El principio de doble verificación significa que la creación y la liberación las realizan personas autorizadas distintas. Una función de software para la separación de tareas, en inglés segregation of duties, puede impedir autoliberaciones indebidas, pero debe complementarse con roles, procesos y responsabilidades organizativas adecuados.

Los registros electrónicos de lote suelen denominarse electronic batch record, o EBR. Pueden sustituir o complementar los documentos de fabricación y comprobación en papel mediante flujos de trabajo digitales guiados. Un EBR debería reunir en un historial de lote comprobable la instrucción de fabricación vigente en cada caso, la formulación, el identificador de lote, los lotes de materia prima, los valores teóricos y reales, las fases del proceso, las acciones del operador, las comprobaciones de calidad, las desviaciones, las liberaciones y las firmas electrónicas.

Una estructura orientada a ISA-88 puede representar de forma clara los procesos por lotes. ISA-88 es una norma para el control de procesos por lotes y describe, entre otros elementos, recetas, fases de proceso, operaciones y módulos de instalación. El sistema puede impedir que un paso posterior se inicie antes de que se cumplan los requisitos definidos. No obstante, esta lógica de bloqueo solo debería emplearse allí donde tenga sentido desde el punto de vista del proceso. Un flujo de trabajo configurado de forma rígida puede dar lugar, en excepciones justificadas, a elusiones o procesos secundarios poco claros. Por ello, para las desviaciones deben preverse procedimientos de excepción controlados con justificación, evaluación, en su caso liberación del aseguramiento de calidad y pista de auditoría.

La incorporación automática de datos procedentes de controles, básculas, sistemas de control de proceso, sistemas de información de laboratorio y equipos de análisis reduce los errores de transcripción manual. Sin embargo, no sustituye la comprobación de la interfaz. Cada conexión debe determinar de forma inequívoca cuál es la fuente de datos de referencia, cómo se sincronizan las marcas de tiempo, cómo se detectan los errores de transmisión y cómo se tratan las lagunas de datos o las correcciones. OPC Unified Architecture, o OPC UA, Message Queuing Telemetry Transport, o MQTT, y las interfaces basadas en la web pueden intercambiar datos, pero por sí solas no garantizan ni la integridad de los datos ni una documentación de lote completa.

Las comprobaciones en tiempo real frente a valores límite pueden hacer visibles tempranamente las desviaciones. Deben distinguir claramente entre advertencia, alarma, bloqueo del proceso y desviación documentada. No toda superación de un valor de advertencia interno constituye automáticamente una desviación de lote, y una decisión del software no debe sustituir la evaluación técnica. Un denominado review by exception puede hacer más eficiente la revisión del lote, dirigiendo la atención hacia desviaciones, pasos faltantes, alarmas críticas y entradas relevantes de la pista de auditoría. Solo es defendible cuando el registro de datos, la detección de excepciones, la configuración y las reglas de revisión están, a su vez, implementados y validados de forma fiable para el fin previsto.

El versionado de los master batch records, o MBR, las formulaciones y las instrucciones de fabricación es imprescindible. Un master batch record es la plantilla maestra aprobada para la fabricación y documentación de un lote. El software debería documentar de forma trazable las versiones antiguas y nuevas, el motivo del cambio, la evaluación, las liberaciones y el momento de entrada en vigor. Los lotes ya en curso o finalizados deben permanecer inequívocamente vinculados a la versión vigente en cada caso.

Para la integridad de los datos se emplea con frecuencia el modelo ALCOA+. ALCOA significa attributable, legible, contemporaneous, original y accurate: los datos deben ser atribuibles, legibles, registrados de forma coetánea, disponibles como originales o como copia fiable, y correctos. En la práctica, el «más» suele referirse a completo, coherente, duradero y disponible. La FDA describe la integridad de los datos, en particular, como integridad, coherencia y precisión, y exige que los datos sean atribuibles, legibles, coetáneos, estén disponibles como originales o como copia fiable, y sean correctos.

Un archivo a largo plazo necesita más que exportaciones en PDF. Aunque los formatos inalterables como PDF/A pueden ser útiles para informes legibles, no sustituyen el almacenamiento de los datos brutos electrónicos, los metadatos, las pistas de auditoría y las funciones de búsqueda necesarios. Los conceptos de archivo y migración deben garantizar que los datos permanezcan legibles, disponibles, completos y comprobables durante el periodo de conservación establecido. La duración concreta se deriva de la normativa de producto y de sector vigente en cada caso; no puede deducirse de manera uniforme del Part 11, de las GMP o del software empleado.